pnudI. Information sur le poste

Titre du Poste : Assistant aux Services Généraux 
Département/Unité : Opérations 
Superviseur : Spécialiste à l’Administration
Type d contrat : Contrat de service
Durée du contrat : 6 mois
Lieu du poste : Conakry

II. Contexte organisationnel 

Sous la supervision directe de l’Analyste Administratif (ve), l’Assistant aux services généraux fournit un appui administratif en analysant et en traitant les demandes relatives aux services généraux, aux voyages et a la logistique.

L’Assistant aux services généraux travaille en étroite collaboration avec l’assistant(e) Administratif (ve) les opérations ses collègues des programmes et des projets suivant les demandes de son superviseur afin de favoriser le bon déroulement des programmes et projet et le bon fonctionnement du bureau.

III. Fonctions / Résultats clés attendus

Résumé des fonctions clés:

1. Gestion physique et administrative des biens et équipements
2. Gestion du parc de véhicules du carburant et des déplacements
3. Gestion administrative des voyages et du protocole
4. Assure le recouvrement des couts des services rendus
5. Facilite l accroissement et le partages de connaissances

1. Assure la gestion physique et administrative des biens et des équipements du bureau dans le but d’atteindre les résultats suivant :

Est le gardien des biens et équipements et fourniture du bureau et à ce titre en assure une gestion rationnelle et transparent. Il les réceptionne et met en place des procédures visant à améliorer le système de gestion de leurs entrées et de leurs sorties.
Assiste au suivi et aux contrôles des biens mis à disposition au personnel du bureau et participe à son inventaire physique annuel.
Informe les bénéficiaires des biens et équipements des règles de leurs utilisation en totale adéquation avec avec des règles et procédure du PNUD.
Maintient à jour les bordereaux de remise et/ ou équipements et établi un rapport mensuel des mouvements avec le concours de l’Assistant(e) Administratif (ve).

2. Assure la gestion du parc automobile du carburant et des déplacements dans le but d’atteindre les objectifs suivants.

3.Supervise et forme les chauffeurs.
S’assure que le matériel roulant du bureau est toujours en état de bon fonctionnement, vérifie que les maintenances sont réalisées à temps et que les chauffeurs en font bon usage.
Collationne des carnets de bord quotidiennement et tient un registre visant à faciliter la maintenance des véhicules et la facturation des services rendus.
Assure le suivi de la gestion du carburant et autres consommables en relation avec le parc automobile et transmet mensuellement à son superviseur le rapport d’utilisation du carburant et des consommables ainsi que la prévision de consommation à venir avec le concours de l’assistant(e) administratif (ve).
Met un système en place afin d’assurer une utilisation optimal du parc automobile et organise les courses dans le souci de la meilleure satisfaction des clients en total adéquation avec les règles et procédures du PNUD.
Assure le planning et le suivi du mouvement des chauffeurs en prenant des mesures visant à assurer leur discipline et leur ponctualité dans l’exécution de leurs taches;
S’assure que le matériel et les équipements du bureau sont assurés, procède au renouvellement des polices à temps et suggère des conditions qui avantagent l’organisation.

4. Assure la gestion administrative des voyages et du protocole dans but d’atteindre les résultats suivants: 

S’assure que toutes les demandes liées aux missions internes et externes du personnel du bureau et des agences bénéficiaires des services du PNUD sont traitées en temps. 
S’assure que toutes les formalités afférentes aux missions y compris le transport et l’accueil à l’aéroport sont bien remplies (visa, subsides, ordres de mission, visa de sécurité, transport et protocole).

5. Assure le recouvrement des couts des services rendus dans le but d’atteindre les objectifs suivants :

• S’assure que tous les services rendus par son unité (le transport inclus) sont répertoriés et que les demandes sont accompagnées de toutes les informations permettant leur facturation.
• Etabli avec le concours l’Assistant(e) Administratif (ve) un état mensuel des services rendus en vu de leur facturation aux clients.
• Effectue un suivi des paiements en collaboration avec l’unité des Finances.

Facilite l’accroissement et le partage des connaissances dans le but d’atteindre les objectifs suivants

• Suit des cours de formation axées sur la bonne gestion du parc automobile.
S’assure que les chauffeurs reçoivent régulièrement les formations nécessaires 
à la bonne utilisation et au bon entretien du matériel qui lui est confié. 
Participe régulièrement aux réseaux de connaissance et aux groupes de pratique. 

IV. Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact direct sur le fonctionnement du bureau, l’efficacité des opérations au niveau de la logistique. Ils contribuent à l’amélioration de l’ image de marque du PNUD.

V. Compétences 

Compétences de base:

Démontrer son intégrité par le respect des valeurs et de l’éthique des Nations Unies.
Promeut la vision la mission et les buts stratégiques du PNUD.
Respecte les différences culturelles de genre de religion de race d’âge et de nationalité.
Traite ses collègues équitablement et sans favoritisme. 

Compétences liées à la fonction:

Gestion des connaissances et Apprentissage.

Facilite et promeut le partage des connaissances et le partage de l’apprentissage 
dans le bureau.
Approfondissement des connaissances relatives à la gestion des biens et des équipements.
Capacité à promouvoir et à prodiguer des conseils lies aux règles et procédures administratives.
Approfondit continuellement ses connaissances et participes activement a un ou plusieurs groupes de pratiques.
Inter acte avec le plan de formation et applique les connaissances nouvellement  acquises.

Développement et Efficacité Opérationnelle

Capacité à gérer et maintenir le matériel et les investissements du PNUD
Capacité à gérer l’équipe de chauffeur 
Capacité à planifier et organiser des taches complexes.
Bonne connaissances des règles et procédures administratives du PNUD.
Capacité à améliorer les processus de gestion de l’unité et à mettre en place de 
nouveaux systèmes le cas échéant.

Gestion et direction

Concentre ses actions sur les résultats pour les clients et répond positivement aux demandes reçues.
A une approche positive et constructive de son travail. 
Démontre son ouverture d’esprit et sa capacité d’adaptation aux changements.
Fait preuve d’esprit d’initiative et démontre son habilité à travailler en équipe.
S’attache au respect des délais et démontre sa capacité d’organisation du travail 
et de séquençage des taches quotidiennes.

VI. Qualifications requises

Education: Education Secondaire (BAC) avec certification en administration. 
Niveau Universitaire désirable (BTS, DUT, Maitrise) en gestion, 
administration publique ou autre domaine connexe mais pas une exigence.

Expérience: Au moins cinq (5) années d’expérience dans le domaine relatif à la 
logistique. Connaissances des réglementations et procédure de la 
Guinée sur les aspects liés à l’immigration, la diplomatie et aux affaires étrangère essentielles.
Au moins cinq années d’expérience dans la gestion administrative 
incluant au minimum 3 années étroitement lies aux procédures administratives règles et règlementations.
Maitrise des logiciels suite Office.

Langue(s): Français courant connaissance de travail de l’Anglais et connaissance 
au minimum d’une langue nationale.

Les candidats intéressés et dont les profils répondent aux critères du poste sont priés de faire acte de candidature sur formulaire P11 disponible sur le site www.gn.undp.org, plus une lettre de motivation et un curriculum Vitae actualisé.

Les candidatures doivent être adressées à Monsieur Boureima Younoussa, Directeur de pays Adjoint aux Opérations du PNUD, sous pli fermé à l’Immeuble de la Maison Commune, sis à Coléah corniche Sud au plus tard le 21 Juillet 2014

L’enveloppe portera la mention : «Assistant aux Services Généraux».
LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGEES

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